E como priorizar o projeto/funcionalidade a entregar?

Se você clicou para ler este texto, possivelmente está na mesma situação que muitos de nós: diversos projetos surgindo, oportunidades para lançamento de novas funcionalidades em algum produto e a forte necessidade de decidir sobre o que priorizar. Acompanhando centenas de empreendedores e empreendedoras pelo Brasil, vemos esse dilema acontecer frequentemente. Recentemente, ao produzir um material sobre Gestão de Produtos para Deep Techs, uma das lideranças da Wylinka pensou – e se transformássemos a aula de técnicas de priorização em um texto da Deep? E aqui estamos com esse novo texto para vocês!

Técnica 1: Matriz de Eisenhower

Já falamos dessa técnica em um dos nossos textos mais famosos – o “Guia de produtividade para quem deixou pra depois do Carnaval!”. A Matriz de Eisenhower é uma ótima ferramenta para equipes que estão “sempre apagando incêndio”. Ela surge baseada em uma famosa frase de um presidente norte-americano, Dwight Eisenhower, em 1954:

“Eu tenho dois tipos de problemas: os urgentes e os importantes. Os urgentes geralmente não são importantes, e os importantes nunca são urgentes”

Equipes mal gerenciadas usualmente possuem um padrão: momentos em que se está apagando incêndio e momentos em que se está produzindo muito pouco. A matriz lista tarefas divididas em importância vs urgência, ajudando a priorizar especialmente as importantes. Com a matriz, temos 4 tipos de tarefa:

• Urgentes e importantes: essas demandam ação imediata. Mas cuidado – usualmente, elas se tornam urgentes porque algum dia não foram urgentes e não foram priorizadas. O ideal é o gerenciamento pleno das tarefas não-urgentes e importantes de modo que sejam cumpridas antes de chegar no momento de urgência.
• Não-urgentes e importantes: são as tarefas que precisam ser tratadas com relativa urgência para que não se acumulem nem se tornem realmente urgentes. Tais tarefas exigem bom planejamento e organização, de modo a garantir que não se tornem incêndios.
• Urgentes e não-importantes: aqui temos as tarefas usualmente delegáveis. Elas dão a ilusão de emergência e podem sugar a sua carga de trabalho com muitas distrações. Evite a todo custo e busque delegar ao máximo.
• Não-urgentes e não-importantes: simplesmente apagar. Bons gestores sabem mapear esse tipo de tarefa e eliminá-la de modo a criar ambientes mais focados no prioritário. Maus gestores fazem o oposto – só as aumentam. Um exemplo aqui são reuniões desnecessárias que só tomam o tempo de todo mundo.

Abaixo uma ilustração excelente do pessoal da TOTVS sobre o assunto.

Fonte: TOTVS.

Técnica 2: Método MoSCoW

Criado por Dai Clegg no contexto de desenvolvimento de software na Oracle, vem como uma reunião que decide o grau de prioridade de cada item em uma lista. Essa decisão traz as seguintes perguntas:

• O que é não-negociável (must have)?
• O que é importante, mas não-vital (should have)?
• O que é legal, mas não fundamental (could have)?
• O que é não-prioritário (will not have)?

Além disso, o exercício pode ser previamente planejado com um levantamento de restrições, algo comum na maioria das organizações (ex: limite de orçamento, equipe disponível, etc.). Desta forma o Método MoSCoW usualmente começa com os esclarecimentos de pelo menos três restrições: (i) quais são os limites do orçamento; (ii) quais as competências do time envolvido; (iii) quais são os conflitos de demandas com outras áreas influenciam na decisão.

Com tudo isso esclarecido e as quatro questões respondidas, temos uma excelente “folha de consulta” para alinhamento de equipes sobre o que será projeto/funcionalidade prioritária e o que não será.

Técnica 3: A fórmula RICE

Agora chegamos no modelo mais quantitativo das técnicas de priorização. Criado pela empresa Intercom, a fórmula RICE é um método de priorização que compara as possibilidades em temos de projetos/funcionalidades sob a ótica de quatro variáveis:

• Alcance (Reach) – quantos usuários/pessoas serão alcançadas com esse projeto/funcionalidade? Aqui temos em número mesmo.
• Impacto (Impact) – qual o nível do impacto esperado na vida/experiência dos usuários ou clientes? Aqui utilizamos uma escala de 5 pontos (alto impacto, moderado, neutro, baixo, quase nulo) que precisa ser decidida em equipe. Algumas pessoas quantificam de 1 (quase nulo) a 5 (alto impacto), porém, gostamos de usar uma escala [0.25, 0.5, 1, 2, 3], pois impactos baixos ou quase nulos reduzem as outras notas.
• Confiança (Confidence) – o quanto confiamos que essa ideia vai dar certo? Aqui temos uma variável que considera as chances de sucesso do projeto, e isso é calculado com um percentual (0 a 100%). Projetos muito arriscados acabam impactando na pontuação final, mas entendemos que tal ponderação faz sentido.
• Esforço (Effort) – quantas pessoas-semana o projeto vai ocupar? Aqui novamente temos um número direto para ser calculado. Se uma pessoa irá trabalhar por 3 semanas no projeto, esse número é 3 pessoas-semana, se forem 2 pessoas por 4 semanas, temos 8 pessoas-semana (2 pessoas x 4 semanas). Em alguns casos, usa-se uma escala como a do impacto, mas tendemos a preferir a quantificação via pessoas-semana.

Com as variáveis bem definidas (geralmente o processo envolve as lideranças da organização ou da unidade de negócio pois em alguns casos envolve ponderação e análise crítica), temos a fórmula RICE, que multiplica as variáveis de benefício (Alcance X Impacto X Confiança) e as divide pelo esforço, resultando em: (RIC)/E. Ao comparar os projetos pelo score gerado pela fórmula, os gestores conseguem decidir qual projeto/funcionalidade priorizar. Se quiser mergulhar mais na técnica, recomendamos esse excelente texto do pessoal do Vida de Produto.

E aí, bora priorizar?

Esperamos que tenham gostado das técnicas e que consigam implementar no contexto de vocês. Por aqui na Wylinka, continuamos com a missão de apoiar empreendedores e empreendedoras pelo Brasil, especialmente a turma da ciência que lidera as Deep Techs. E se você quiser organizar algum programa de apoio ao empreendedorismo conosco, é só entrar em contato com nosso comercial, Anna Bolivar (anna.bolivar@wylinka.org.br). Também não deixe de nos acompanhar nas redes sociais – Linkedin e Instagram.

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